Mide cada etapa
¿Te pasa que siempre tienes los mismos problemas?
Puede ser que llegues siempre cinco o diez minutos tarde a una cita.
Que termines tu trabajo diez minutos después de la hora que habías definido.
O que calcules que algo te tomará cierto tiempo y, sistemáticamente, termine llevándote mucho más.
Cuando existen problemas con la gestión del tiempo, una de mis principales recomendaciones es medir el problema.
Porque cuando tienes información objetiva sobre lo que está ocurriendo, es mucho más fácil identificar la causa y buscar una solución.
Y una de las mejores maneras de medir el tiempo es, sencillamente, cronometrarlo.
Así que, cuando tengas una dificultad concreta, lleva un cronómetro (reloj o celular) contigo mientras realizas esa actividad.
Desglosa lo que vas a hacer en diferentes etapas y cronometra cada una por separado.
No se trata de hacerla lo más rápido posible.
Se trata de descubrir cuánto tiempo te lleva realmente hacerla.
En una situación real, con tus interrupciones, con tus pausas, con todo lo que normalmente ocurre.
Mi experiencia personal
Yo solía tener dificultades para llegar temprano al trabajo.
Sabía que tenía que salir de casa a las 7:50 para llegar a la hora que quería.
Y, sin embargo, casi siempre terminaba saliendo mucho más tarde.
Así que empecé por identificar las diferentes etapas de mi rutina de la mañana.
A cada una le asigné una hora de inicio y una hora de finalización y empecé a cronometrar cuánto tiempo me llevaba realmente.
Y descubrí cosas muy interesantes.
Por ejemplo, pensaba que podía ducharme, vestirme y maquillarme en unos 15 minutos.
En realidad, necesitaba aproximadamente 25 minutos para lograrlo.
Pensaba que podía desayunar en 15 minutos.
Pero como desayunaba con mis hijos, terminaba necesitando aproximadamente el doble.
Y esos pequeños retrasos se iban acumulando.
Al final, eso explicaba por qué todos los días terminaba saliendo más tarde de lo que había previsto.
Gracias a esta información pude tomar medidas concretas para modificar mis mañanas.
Por ejemplo, empecé a preparar la noche anterior todo lo que podía para liberar ese tiempo precioso entre las 7:00 y las 7:50 de la mañana.
Crea tu propia experiencia personal
También puedes utilizar esta técnica en tu trabajo.
Al comenzar el día, planifica con el mayor detalle posible las actividades que quieres realizar.
Anota a qué hora piensas comenzar cada una y a qué hora esperas terminarla.
Después, cronométrala.
Al terminar, compara cuánto tiempo pensabas que necesitarías con cuánto tiempo necesitaste realmente.
Incluye las pausas y las interrupciones.
Y al final del día, pregúntate:
- ¿De dónde vienen las diferencias?
- ¿Qué las provocó?
- ¿Fue una interrupción?
- ¿Calculé mal el tiempo?
- ¿La tarea era más compleja de lo que pensaba?
- ¿Qué parte del proceso que puedo modificar?
Con esta información puedes tomar mejores decisiones: planificar de manera más realista o encontrar formas de ejecutar la actividad con mayor eficacia.
Utiliza esta técnica con discernimiento
Pero tengo una advertencia importante.
No te recomiendo cronometrarlo todo, todo el tiempo.
Esta herramienta es muy útil, pero puede convertirse en algo excesivamente rígido o incluso obsesivo.
Utilízala cuando hayas identificado un problema específico y, en principio, durante una o dos ocasiones.
No necesitas medir toda tu vida.
Cronometra aquello que te está creando dificultades para descubrir dónde está realmente el problema.
Porque a veces creemos que tenemos un problema de gestión del tiempo.
Y, en realidad, tenemos un problema de estimación.
O de interrupciones.
O de organización.
Y cuando sabes exactamente qué está ocurriendo, puedes empezar a solucionarlo.