Cuando la gente piensa en ser más productivos y mejorar su gestión del tiempo, automáticamente viene a la cabeza nociones como Pomodoro, Planificación, Agendas, es decir, la gente piensa principalmente que la gestión del tiempo se mejora con herramientas.
Sin embargo, ellas no son sino una parte de esto que yo llamo la “Tríada de la Gestión del Tiempo”. Los otros dos componentes son los sistemas y la mentalidad.
Vamos a analizarlas de las menos importantes a las más importantes:
(1) Herramientas: Las herramientas son el primer nivel de la gestión del tiempo. Ellas nos dan un soporte para manejar nuestro día a día. Algunos ejemplos de herramientas comúnmente utilizadas en la gestión del tiempo son las agendas físicas o electrónicas, aplicaciones para medir el tiempo que pasamos en nuestro teléfono, aplicaciones que nos impiden abrir una página internet o ir a las redes sociales más de equis tiempo.
Ellas pueden ser muy útiles si se acompañan de los otros pilares, pero por sí solas son apenas un remedio muy limitado para un problema mayor.
(2) Técnicas, Métodos y Sistemas: Según la Real Academia Española (RAE), un sistema es un “conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto”.
Un sistema de gestión de tiempo es un conjunto de actividades, que se apoyan o no de herramientas, que buscan mejorar la organización o ejecución de tareas para mejorar la gestión del tiempo.
Algunas de ellas son la planificación semanas (168 horas, MHO, etc), el batching, el Bullet Journal, el método GTD, la matriz Eisenhower, etc.
(3) Mentalidad: Es el tercer pilar de la gestión del tiempo y es también su base. Sin la mentalidad “correcta”, podemos tener las mejores herramientas, técnicas, métodos y sistemas, pero nunca lograremos ser sanamente productivos, es decir, no lograremos realizar aquello que nos hace avanzar más en nuestra vida.