Es muy probable que las primeras veces que quieras planificar tu día, te des cuenta de que te llevas mucho más tiempo para realizar ciertas actividades y, con suerte, menos tiempo para realizar otras. Esto es porque no siempre sabemos exactamente qué debemos hacer (el paso a paso) para finalizar una tarea, ni cuánto tiempo lleva cada paso, ni con cuáles distracciones nos vamos a conseguir.
Por eso, decidí ayudarte con estos trucos para que planifiques cada día mejor y mejor.
1/ Define la actividad más importante del día y planifícala a primera hora del día (o en tu momento de energía). Comienza identificando cuál es la actividad más importante del día, para ti. Tienes que ser concisa y definir UNA sola cosa. Pregúntate cuánto tiempo te llevará realizarla, y si tu respuesta aproximada es de más de 3 horas, entonces desglósala en las “sub-actividades” más pequeñas, de menos de 3 horas. Cuando hayas hecho esto, define la primera “sub-actividad” y define que ésa será la primera que harás durante el día.
2/ Respeta tu ciclo de energía diaria. Planifica el resto del día con otras actividades que decidas hacer (idealmente, en orden de importancia), pero al principio esto no es vital. Lo que sí lo es, es que respetes tu ciclo de energía diaria. ¿Cansada en la tarde? Planifica actividades que necesitan menos concentración. ¿Tu estado óptimo de energía es al final del día? Entonces, planifica tu actividad más importante en ese momento.
3/ Utiliza mi guía enfócate, que la puedes descargar en mi página web, totalmente gratis, y para mantener la concentración al trabajar y decirle bye-bye a todas las distracciones.
Esta guía es la misma que yo imprimo y que utilizo para aumentar mi productividad.
Si bien puedes utilizar esta guía para todo tipo de actividades, todo el día, te aconsejo que comiences utilizándola con una sola actividad diaria.
4/ Evalúa. Al empezar a trabajar en lo más importante, anota dos cosas: (1) el tiempo que crees que te llevará finalizarla y (2) la hora en la que empezaste a trabajar en esa actividad. Luego, al terminar, anota la hora de finalización. Así calcularás el tiempo real que te tomaste para hacerla vs. tu estimación inicial.
Si hay una diferencia importante entre los dos tiempos, pregúntate por qué. ¿Qué puedes aprender de esto? ¿Cuánto tiempo de más -o de menos- vas a calcular la próxima vez que planifiques una actividad?
Como habrás visto, la clave para planificar como una profesional reside en:
- Aprender a conocerte (y conocer tus niveles de energía a lo largo del día).
- Evaluar tus acciones constantemente, para aprender de ellas.
- Empezar pequeño (una acción diaria) y, a partir de ahí, crecer.
- Tener paciencia y perseverancia.