Ya has tomado una decisión: quieres empezar a planificar tu semana.
Quizá incluso hayas decidido hacerlo utilizando bloques de tiempo.
Pero ahora surge una pregunta muy habitual:
¿Por dónde empiezo?
Mi respuesta siempre es la misma.
Empieza planificando el bloque de planificación.
No es un juego de palabras.
Es, simplemente, el orden que más te recomiendo seguir.
Antes de organizar el resto de tu semana, reserva un espacio para pensarla.
Porque una buena planificación no empieza llenando una agenda.
Empieza dedicando tiempo a decidir qué merece realmente un lugar en ella.
¿Cuándo hacer este bloque?
No existe una única respuesta correcta.
Existen tres momentos que suelen funcionar muy bien.
Algunas personas, entre las que me incluyo, prefieren hacerlo los viernes por la tarde, justo antes de terminar la jornada laboral.
Para mí representa un cierre simbólico de la semana. Me permite hacer balance, cerrar asuntos pendientes y marcharme al fin de semana con la mente despejada.
Otras personas prefieren hacerlo los domingos por la tarde, cuando sienten que realmente termina la semana y quieren preparar la siguiente con calma.
Y otras lo realizan el lunes a primera hora, antes de comenzar a trabajar.
Ninguna opción es mejor que otra.
Lo importante no es el día.
Lo importante es que reserves, como mínimo, una hora cada semana exclusivamente para planificar.
Ese tiempo no es un lujo.
Es una inversión.
¿Qué hacer durante ese bloque?
Yo suelo seguir una secuencia muy sencilla.
1. Haz el balance de la semana
Antes de mirar hacia adelante, mira hacia atrás.
Pregúntate:
- ¿Qué funcionó bien?
- ¿Qué no funcionó tan bien?
- ¿Qué puedo mejorar la próxima semana?
- ¿Qué agradezco de esta semana?
Es importante que las dos primeras preguntas se centren en aquello que dependía de ti.
No se trata de analizar la suerte ni las circunstancias.
Se trata de identificar aquellas acciones sobre las que realmente tienes capacidad de mejora.
2. Define los objetivos de la próxima semana
Una vez terminado el balance, decide qué quieres conseguir durante la semana que comienza.
Estos objetivos deberían estar alineados con tus objetivos del mes, del año y, en general, con la dirección que quieres darle a tu vida.
Cada semana debería acercarte un poco más a tus objetivos importantes.
3. Actualiza tu lista de tareas
Ahora vacía tu cabeza.
Escribe todas las tareas pendientes en una lista general.
Mi recomendación es organizarlas por categorías: personal, profesional, familiar o, si lo prefieres, por proyectos concretos.
Lo importante es que tu mente deje de hacer el esfuerzo de recordarlo todo.
Que toda esa información pase del cerebro al papel.
4. Planifica tus bloques de tiempo
Ahora sí llega el momento de abrir la agenda.
Empieza colocando los bloques de tiempo que forman parte de tu sistema.
Por ejemplo:
- Bloques de concentración.
- Bloques de estudio.
- Bloques de deporte.
- Bloques para ti.
- Bloques de aprendizaje.
- Bloques administrativos.
- Cualquier otro bloque que sea importante para tu vida.
Intenta colocarlos en función de tus niveles de energía.
Mi recomendación es sencilla: reserva las mañanas y el comienzo de la semana para las tareas que requieren mayor esfuerzo cognitivo.
Y deja para las tardes aquellas actividades más mecánicas o administrativas, como responder correos electrónicos o realizar tareas de organización.
No solo planifiques según el tiempo disponible.
Planifica también según la energía que necesitarás.
5. Personaliza cada bloque
Uno de los errores más frecuentes es escribir únicamente el nombre del bloque.
Por ejemplo, “Bloque de concentración” no es suficiente.
Es mucho más útil escribir el resultado concreto que esperas obtener.
Por ejemplo: “Terminar el informe del proyecto ABC.”
Cada bloque debe tener un propósito claro.
La planificación también necesita planificación
Curiosamente, muchas personas quieren planificar mejor su tiempo, pero nunca reservan tiempo para planificar.
Y ahí comienza el problema.
La planificación no ocurre por casualidad.
Es un hábito.
Y, como cualquier hábito importante, necesita tener un espacio fijo en tu agenda.
Porque el primer bloque que construye una buena semana no es el bloque de trabajo.
Es el bloque que diseña esa semana.