Planificar es una de las herramientas de gestión del tiempo más importantes y poderosas. Sin embargo, es muy común caer en uno de los errores que te enumero a continuación, decepcionarse de esta técnica y considerar que la planificación no sirve de nada.
1 – No planificar
El primer error, el más grave al momento de planificar, es no hacerlo. Es creer que la planificación es una pérdida de tiempo, que no sirve para nada, que es para gente rígida.
Planificar te da mayor claridad sobre tus intenciones y tus prioridades del día.
La planificación por sí sola no hará nada, pero ella te dará un norte.
2 – Estimar incorrectamente la duración de cada actividad
Uno de los errores más comunes al momento de planificar es asignar un tiempo a cada actividad, sin considerar con detalle cuánto tiempo en realidad consumirá.
Por ejemplo, planificas la finalización de un curso en línea. Le asignas 2 horas, porque crees que es el tiempo que debe durar un curso en línea, o porque el curso anterior duró 2 horas, sin averiguar antes cuánto tiempo dicen los creadores de ese curso que tomará finalizarlo, o cuántos módulos la componen y cuánto dura cada uno de ellos.
Para evitar esto, pregúntate cuáles son los pasos o las etapas necesarias para realizar cada tarea, y cuánto tiempo crees que te llevará cada una de ellas, en lugar de estimar toda la actividad entera.
3 – No considerar, ni planificar los obstáculos
Al momento de planificar, el cerebro humano es optimista, es decir, calcula el tiempo que una tarea tomará en ser completada, en ausencia de dificultades u obstáculos.
Estos obstáculos pueden ser interrupciones de otras personas, el tropezarnos con problemas, el resolver asuntos que no sabíamos que se presentarían.
Mientras más novedosa o compleja sea una actividad, mayor tiempo debes asignarle “extra” en la planificación, para poder finalizarla.
4 – No aprender de los errores del pasado
Es normal, especialmente cuando comienzas a planificar, que no estimes correctamente el tiempo que te llevará cada cosa.
Para mejorar tus habilidades en la planificación, te recomiendo que te tomes 2 minutos luego de cada actividad para entender qué tan correcta fue tu planificación, haciéndote estas preguntas:
- ¿El tiempo asignado a la actividad fue adecuado?
- Considerando el nivel de prioridad de la tarea y tu nivel de energía, ¿el momento del día y de la semana en el que lo realizas fue el mejor?
- ¿En qué sentido la planificación fue correcta y qué sentido podrías mejorarla?