La gestión del tiempo es la gestión de la vida, porque cuando manejas bien tu tiempo, vives una vida con mayor sentido, con mayor conciencia. Por eso, te propongo en este artículo diez maneras de manejar mejor tu tiempo, sin caer en el exceso de control, pero sin dejar que éste pase, sin un propósito definido.
1/ Organiza tu espacio
Organizar tu espacio significa darle un hogar a cada objeto, y siempre colocar cada cosa que no estás utilizando en ese hogar.
De esta manera, cada vez que necesites utilizar algo, que estés buscando ese objeto, sabrás en dónde está y no perderás tiempo (y paciencia) buscándolo.
Y esto, sin contar con las ventajas de vivir y trabajar en un espacio ordenado.
2/ Planifica tu día
Al planificar tu semana y tu día por anticipado, defines qué es prioritario en tu vida -y qué no lo es- en qué orden lo vas a hacer y en qué momento del día o de la semana lo harás.
El beneficio de la planificación no se ve únicamente al momento de realizar tus actividades, sino que te aporte serenidad durante toda la semana, al saber que hay un momento en la semana para cada cosa que quieres hacer.
3/ Reagrupa actividades similares
Algunas actividades que puedes realizar juntas:
- leer todos los correos electrónicos una vez al día, en lugar de cada vez que te lleguen,
- hacer todos tus reportes de pago una vez al mes, en lugar de cada vez que tengas uno,
- preparar la comida de toda la semana al mismo tiempo, en lugar de… 14 veces a la semana.
Esta técnica te hace ahorrar tiempo, porque te permite aprovechar el mismo tipo de energía y enfoque para realizar esa actividad, a la vez que reduces el tiempo de preparación, las repeticiones y errores y aumenta tu ritmo y velocidad.
4/ Anticipa los obstáculos
Anticipar tantos obstáculos como tu imaginación te permite identificar, y prepararte para superar cada uno de ellos, lo mejor que puedas, es una inversión de tiempo que te hará más competente, porque te preparará mejor, y te hará ganar tiempo, cuando cualquier de esos obstáculos aparezca.
5/ Considera el tiempo de transición
El tiempo de transición es el tiempo que pasa entre el fin de una actividad y el inicio de otra.
Por ejemplo, el tiempo de transición es el tiempo entre el momento en el que terminas de comer y sales de tu casa. Este tiempo incluye, en este ejemplo, cepillarte los dientes, ponerte los zapatos, preparar tu cartera, buscar las llaves, darte cuenta de que tu camisa está manchada y debes buscar otra que combine con tu outfit…
Considerar el tiempo de transición durante la planificación, te permite ser más honesta con las actividades que puedes realizar durante un día, disminuir el estrés y ser puntual en cada cita que tengas.
6/ Agrega un 30% más
La mayoría de las personas suele subestimar el tiempo que necesita para completar cualquier actividad. Por ello, es una buena práctica aumentar sistemáticamente el tiempo inicial que planificas a cada actividad, especialmente a las tareas nuevas o más complejas.
Aumenta entre un 30% hasta un 200% del tiempo inicial que habías planificado para cualquier actividad.
7/ Haz un seguimiento de tu tiempo
Es una buena práctica realizar un seguimiento de tu tiempo durante varios días. Eso te dará mayor conciencia de cómo utilizas tu día y te dará mayores ganas de utilizarlo mejor.
Aprende aquí cómo hacerlo.
8/ Aplica la regla del 80/20 (Principio de Pareto)
Cuando identificas cuál es el 20% de tus actividades que generan el 80% de tus resultados, estás identificando qué actividades generan el mayor impacto y te ayudará a concentrarte en ellas.
9/ Adaptabilidad
La adaptabilidad te ayuda a ajustar tu plan inicial ante imprevistos, sin perder el rumbo, ni generar mayor estrés.
10/ Evalúa tu día
Esta evaluación la debes hacer al final de tu día laboral, así como al final de cada semana, mes y año.
En esta evaluación anotarás:
- Lo que funcionó durante el día.
- Lo que no funcionó.
- Lo que mejorarás o repetirás.
- Lo que agradeces o te gustó más.