En la planificación, se le llama “bloque de tiempo” a un período (generalmente de más de 15 minutos) destinado a realizar alguna actividad.
Estos bloques de tiempo pueden estar planificados en la agenda o en tu mente.
Entre ambos bloques de tiempo existen los “momentos de transición”. Se trata del tiempo que tardas de pasar de una actividad a otra; son pequeñas actividades que, individualmente, toman menos de 5 minutos.
Estos momentos de transición, normalmente pasan desapercibidos en la planificación, aunque el cúmulo de ellos te puede llevar a retrasos importantes en el tiempo que te tomas en realidad para realizar cualquier actividad.
Por ejemplo, imagina que en tu agenda planificaste 30 minutos para prepararte en la mañana (baño, vestirte, peinarte, maquillarte) y que esto lo planificaste de 8:00 AM a 8:30 AM. Luego planificaste 30 minutos de transporte para ir a tu trabajo, de 8:30 AM a 9:00 AM. A las 9:00 AM tienes una cita o reunión. Sistemáticamente llegas tarde y no entiendes por qué.
La razón más probable es que no estás tomando en cuenta el tiempo de transición, es decir, las pequeñas cosas que haces entre una actividad y otra y que, acumuladas, pueden representar una parte importante de tu tiempo, que no debe ser ignorada.
En este ejemplo, es probable que entre el momento en el que estés lista y que estés en la entrada de tu edificio tengas que ponerte los zapatos, quizás buscar las llaves que no consigues, algún documento que te recuerdes a última hora, o puede que tengas que bajar las escaleras en lugar del ascensor porque éste se tarda o esté dañado.
Planificar tu tiempo en modo tenso, sin considerar los momentos de transición, es un gran error que te generará estrés e impuntualidad en tu vida.