Si eres de las que planifica tu día o tu semana por anticipado, probablemente te hayas dado cuenta de que el tiempo que te diste para realizar tus actividades, no fue suficiente.
Esto ocurre especialmente cuando, al momento de planificar, te encuentras súper motivada y con todas las ganas de ser productiva, por lo que tenderás a subestimar el tiempo que necesitas para hacer algo. Este estado de ánimo no necesariamente será el mismo que tendrás al momento de realizar tu tarea, por lo que probablemente terminarás realizándola en un poco más de tiempo.
Otro momento en el que solemos hacer las cosas en más tiempo es cuando realizamos algo por primera vez. En estos casos, nuestra planificación se basará en nuestras mejores estimaciones, pero no en elementos tangibles, ni en la experiencia.
También existen las emergencias de último minuto y aquellas interrupciones que no podemos (o no queremos) controlar.
En fin, existen varias razones por las que nuestra planificación no siempre se ajustará a la realidad. Esto suele crear desconfianza en el sistema y desmotivación de la persona que comienza a usarlo, y es una de las principales razones por las que se suele abandonar el sistema de planificación.
Una de las maneras de evitar esto es planificando más tiempo del que originalmente pensabas que algo te lleva hacer.
Si quieres ser más precisa, planifica primero el día de mañana, y luego haz una auditoría de tu tiempo. Así verás, en promedio, cuánto tiempo de más utilizas para tus actividades (o para cierto tipo de actividades). Analiza la situación, es decir, por qué te llevó más tiempo del planificado y cómo podrías reducirlo, y finalmente decide qué porcentaje es más apropiado para ti.
Si prefieres saltarte esta etapa, simplemente agrega 30% más a cada actividad, al momento de preparar tu agenda.