Según el autor, siempre tendrás más cosas por hacer, que el tiempo que tendrás para hacerlas.
Sólo retomarás control de tu tiempo y de tu vida al dejar de hacer ciertas cosas y comenzar a pasar más tiempo en las pocas actividades que realmente harán una diferencia en tu vida.
Las primeras 10 estrategias para ser más productiva y dejar de procrastinar son éstas:
1/ Pon la mesa
Antes de determinar tus ranas, debes saber qué quieres exactamente en cada área de tu vida.
La claridad es la principal razón por la que algunas personas hacen más y más rápido.
Una de las principales razones de la procrastinación es la falta de claridad, no saber exactamente qué deseas, ni en qué orden.
7 pasos para definir y lograr tus objetivos:
- Decide exactamente qué quieres
- Escríbelo. Piensa en papel
- Define una fecha límite para tu objetivo y tus sub-objetivos
- Haz una lista de todo lo que creas que debes hacer para lograr tu objetivo.
- Organiza tu lista en un plan, en función de las secuencias y de las prioridades. Hazlo lo más visual que puedas.
- Toma acción inmediatamente. Haz algo; lo que sea.
- Decide hacer algo cada día que te mueva hacia tu objetivo mayor. Incluye esta actividad en tu agenda.
2/ Planifica cada día con antelación
Haz tu lista de TO DOs la noche anterior.
En esta lista, incluye todo aquello que pensabas hacer hoy y que no terminaste.
Al hacer esto, tu mente subconsciente trabajará en la noche para darte ideas creativas y brillantes al despertarte en la mañana.
Para lograr esta lista, primero debes tener una master list de todo lo que deseas lograr, luego una lista mensual. Cada semana, utilizas tu lista mensual para crear la lista semanal, y a partir de esta lista semanal, crea tu lista diaria.
Al planificar tu día piensa en la regla del 10/90, según la cual cada minuto que pases planificando, te permite ahorrar tanto como 10 minutos de ejecución.
Planificar tu día sólo te tomará 10 a 12 minutos diarios, pero te ayudará a ganar tanto como 2 horas de trabajo.
3/ Aplica la regla del 80/20
Según esta regla, el 20% de tus actividades te aportarán el 80% de valor total en la vida.
Aunque los sapos sean las tareas más difíciles y complejas de realizar, ellas te aportarán más que el cúmulo de las otras tareas que puedas realizar.
Comienza tu día trabajando con ese 20%.
4/ Estudia las consecuencias
Para identificar qué tan importante es una tarea, piensa en cuáles serían las consecuencias potenciales de hacerla o de no hacerla.
Estudios han demostrado que mientras más desarrolles el hábito de pensar en las consecuencias futuras de cada una de tus acciones, más éxito tendrás en la vida.
Pensar a largo plazo mejora tu toma de decisiones en el corto plazo.
Algo que es importante tiene consecuencias a largo plazo; algo que no lo es, no tiene ninguna consecuencia en 5, 10 ó 20 años.
Las personas exitosas están dispuestas a postergar las gratificaciones inmediatas y a hacer sacrificios en el corto plazo, para poder disfrutar de mayores gratificaciones en el futuro.
5/ Practica la procrastinación creativa
Como nunca tendrás tiempo para hacerlo todo, debes procrastinar en algo.
Es mejor escoger conscientemente qué procrastinamos, que dejar esa decisión al azar o, peor, procrastinar en lo realmente importante.
6/ Practica continuamente el método ABCDE
- Toma tu lista de TO DOs.
- Coloca una A a todos tus sapos. Si tienes varias A, clasifícalas por importancia (A1, A2, A3, etc.)
- Luego una B a lo importante, pero no tan importante.
Nunca trabajes con una B, si aún te quedan As por hacer.
- La C se la das a las actividades que serían bueno hacer, pero que en realidad no tienen mayor consecuencia para el futuro.
- La D es para aquello que vas a delegar.
- La E la colocas a las actividades que Eliminas.
La clave de la productividad es trabajar inmediatamente en tu A1, hacerlo bien y no parar hasta no haberla terminado.
7/ Céntrate en áreas clave de resultados
¿Por qué me pagan?
¿Cuáles son las 5 a 7 áreas clave en mi trabajo?
Una vez que identifiques estas áreas, date una nota en cada una de ellas.
¿Cuál es la de mayor nota y cuál es la de menor?
Tu menor nota (o área) determinará el límite de tu éxito.
En esta área tenderás a procrastinar.
Define un plan para mejorarte en esta área.
8/ Aplica la ley de Tres
¿Cuáles son tus 3 actividades principales?
- Escribe todo lo que realizas
- Si pudieses realizar solo una de estas actividades, ¿cuál sería?
- Si pudieses realizar una segunda actividad, ¿cuál sería?
- Si pudieses realizar una tercera actividad, ¿cuál sería?
9/ Prepárate antes de empezar
Prepara tu espacio físico. Límpialo, quita todo material que no sea necesario para tu trabajo. Un espacio despejado crea una mente despejada de distracciones.
Ten a la mano todos los documentos y materiales que vas a utilizar.
10/ Pon un ladrillo después de otro
No trates de construir una casa entera de una sola vez. Más bien focalízate en colocar un ladrillo y luego el otro.
Lo mismo ocurre con los objetivos. En lugar de tratar de crear todo el plan, paso a paso, de lo que necesites para lograrlo, focalízate en identificar el próximo paso que necesites dar. Una vez que lo hayas dado, identificarás el paso siguiente rápidamente.